Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Bevara och långtidslagra forskningsdata

Hur gör jag data tillgänglig i ett längre perspektiv?

När forskningsprojektet är i sitt slutskede behöver forskningsdata förberedas för långtidsbevarande. Även forskningsmaterial ska arkiveras vid det egna lärosätet i enlighet med Arkivlagen (SFS 1990:782). Arkiveras ska såväl rådatafiler och etiktillstånd, som forskningsdokumentation och publicerade resultat.

På följande sida kan du läsa mer om:


Att leverera forskningsdata till långtidsbevarande

När forskningsprojektet är avslutat, eller vid lämpligt tillfälle vid kontinuerligt pågående forskning, ska forskningsdata levereras till långtidslagring. Analogt forskningsmaterial levereras till Universitetsarkivet i samråd med arkivarier på avdelningen för Dokumenthantering (se kontaktinformation på Medarbetarwebbens sida om Dokumenthantering). För digital forskningsdata finns ännu ingen framtagen systemlösning för långtidslagring. Därför är det viktigt att se till att forskningsdata förvaras på ett säkert sätt på respektive institution. I en del fall kan det finnas en osäkerhet kring lämlig säker lagringslösning. Vill man som forskare ha rådgivning i att hitta lämpliga lagringslösningar kan man vända sig till applikations-experttjänsten e@LU inom Lunds Universitet. 

Gå till toppen


Metadata för digitala forskningsdata

Metadata är beskrivande data om datamängden. Många gånger är det en förutsättning för att skapa sökbarhet, men även för att kunna konvertera och ”vårda” datamängden så att den förblir beständig. Sådan information kan vara data som du registrerar i ett IT-system tillsammans med datamängden (t ex status, avdelning, projektnamn), egenskaper som du kan ange för ett kontorsdokument (t ex Författare, Titel, Taggar, Kommentarer), eller annan information som kan kopplas till datamängden.

Om möjligt ska du planera för och förse forskningsdata med metadata redan när du skapar den, eftersom det ofta är svårt att efterkonstruera detta i stora informationsmängder. 

Gå till toppen


Att välja rätt filformat för digitala forskningsdata

Alla digitala filformat riskerar att bli föråldrade och falla ur bruk i framtiden. Om detta skulle hända kommer framtida program inte att kunna läsa och presentera informationen i filerna korrekt – värdefulla forskningsdata skulle kunna gå förlorade. Det finns vissa åtgärder som man kan vidta för att förhindra att detta sker. En sådan åtgärd är att använda filformat som med stor sannolikhet går att använda även i framtiden. 

Lämpliga format för långtidsbevarande och tillgängliggörande:

  • är vanligt förekommande
  • har en öppen teknisk specifikation
  • är leverantörsoberoende

Samtidigt är det inte alltid möjligt att välja ett format som uppfyller dessa kriterier. Standarder och traditioner inom olika discipliner kan avgöra vilka filformat som används. Specifika instrument, analysredskap eller egentillverkad programvara är sådant som kan vara avgörande för dataformaten.

Om möjligt ska du planera för och använda rätt format redan när du skapar informationen. Detta för att det inte alltid går att konvertera till arkivbeständiga format senare när man ska leverera till bevarande. Om det inte går, men data kan sparas för spridning eller bevarande i ett lämpligt format utan alltför stora förluster, kan du underlätta för återanvändning på annat sätt. T ex genom att tillgängliggöra den egentillverkade programvaran eller bilägga beskrivningar av tillvägagångssätt så att återanvändning eller informationsinhämtning blir möjlig ändå.

Läs mer om digitalt bevarande på Medarbetarwebben. 

Gå till toppen


Ansvar för hanteringen av forskningsdata

Liksom för arkivhanteringen i allmänhet ligger det formella ansvaret hos institutionens prefekt (eller motsvarande chef inom andra delar av organisationen). I praktiken är det dock ofta du själv som forskare som hanterar mycket av ditt forskningsmaterial. Här är det viktigt att både administratörer och forskare har en kontinuerlig dialog och etablerar rutiner för hanteringen av forskningshandlingar.

Gå till toppen


Regler om bevarande och gallring

Riksarkivet som är tillsynsmyndighet för statliga myndigheters arkivverksamhet, har gett ut föreskrifter som behandlar regler för gallring av forskningshandlingar. Lunds universitet har vidare fastställt sina interna regler för vilka som får besluta om gallring av forskningshandlingar i ett särskilt tillämpningsbeslut:

Vad ska gallras?

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statlig forskningsverksamhet (RA-FS 1999:1) beskriver att man aldrig får gallra handlingar som innehåller ”grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat” för ett forskningsprojekt. Administrativa handlingar (ansökan, avtal, ekonomi) ska sparas och vissa även diarieföras.

Den typ av handlingar där du som forskare eller ansvarig prefekt kan behöva göra egna bedömningar rörande gallring är främst primärmaterial av olika slag. Av forskningsetiska skäl ska detta alltid sparas i minst 10 år (inom medicinsk forskning 15 år), detta för att möjliggöra en kritisk granskning av forskningens resultat. Efter att denna tid passerat har universitet däremot en stor frihet att själv avgöra om materialet skall gallras eller ej. 
Som vägledning säger Riksarkivet dock att man från gallring bör undanta primärmaterial som bedöms ha:

  • fortsatt inomvetenskapligt värde
  • värde för annat forskningsområde
  • vetenskapshistoriskt värde
  • kulturhistoriskt värde
  • personhistoriskt värde
  • stort allmänt intresse

Här är naturligtvis din bedömning som sakkunnig forskare central för att hjälpa till att avgöra materialets fortsatta värde. För vissa forskningsområden kan det finnas mer specifika föreskrifter, till exempel vad gäller kliniska läkemedelsprövningar där Läkemedelsverkets bestämmelser ska beaktas.

Gå till toppen

Sidansvarig: